Деловая переписка на "5+" или как избежать недопонимания с коллегами, клиентами и руководством
- Автор Антон Калинин
- Прочитано 1727 раз
Рабочая переписка - неотъемлемая часть большинства профессий. От того, как составлено письмо или сообщение может зависеть многое: от судьбы задачи или проекта, которые вы выполняете, до судьбы конкретного человека в компании. В цикле статей я собрал советы и правила, которые помогут избежать неловких или даже конфликтных ситуаций, а также расскажу, как структурировать сообщения, чтобы их смысл без искажений доходил до адресатов.
Часть 1. Основы
Определяющим во всем цикле статей о деловой переписке будет следующий тезис: “Любое сообщение должно преследовать конкретную цель”. Я выделил для себя две группы целей: передать информацию (сюда относятся поручения, задачи, отчеты, ответы на вопросы и т.д.) и получить информацию (непосредственно вопросы о чем-либо). Эффективность сообщения - то насколько быстро смысл послания дойдет до адресата и будет достигнута поставленная цель.
На эффективность сообщения влияет множество факторов: выбор адресатов, структура и содержание сообщения, стиль изложения, тема и оформление вложений, наличие приветствия и подписи. Важная роль отводится и корпоративной культуре организации, в которой работает сотрудник. За годы общения с представителями различных организаций я заметил, что структура, содержание и оформление писем отличались от человека к человеку даже в пределах одной организации. На качество сообщений не влияли ни должность, ни опыт, ни образование человека. Мне попадались как откровенно плохие, так и очень продуманные письма. Наблюдал я и развитие конфликтных ситуаций в переписках.
Напрашивается вывод, что в компаниях отсутствуют корпоративные шаблоны электронных писем и сообщений, либо сотрудники не находят время их для себя создать. Единственным исключением являются органы государственной власти и различные государственные организации. Для них, как правило, существует не просто шаблон, а полноценный стандарт ведения деловой переписки, который обязателен к использованию. Можно подумать, что такие меры - это лишняя бюрократия, однако многие положения таких стандартов обусловлены практичным подходом к взаимодействию большого количества людей друг с другом. В спешке написанное письмо не экономит время. Происходит совершенно обратный эффект и причин тому несколько. Минимум информации или плохая структура письма порождают вопросы от получателя, переписка затягивается, а градус негодования у всех участников переписки растет. Подливает масла в огонь несоблюдение или упущение правил этикета или банальное неуважение собеседника. Я не стану цитировать какой-либо стандарт, а приведу лишь те советы и примеры, которые лично в моей карьере не раз помогали достичь наилучших результатов.