Деловая переписка на "5+". Часть 3. Тема сообщения
- Автор Антон Калинин
- Прочитано 1522 раз
Современные инструменты работы с почтой умеют собирать письма в цепочки по теме и отправителям, автоматически фильтровать сообщения и распределять их по папкам на основе ключевых слов, даже создавать события в календаре. Кроме того, человеку письмо проще найти по теме. Поэтому, я считаю важным всегда указывать тему сообщения и к формулировке подходить максимально ответственно.
Начинать формулировку темы я предпочитаю с глагола или существительного, отражающего суть письма.
- - О задаче по формированию требований
- - Сообщаю о выполнении поручения
- - Что происходит?!
- - АСАП!
- - Отчет о работе
- - Запрос информации
- - Уточнение требований
- - Создать шаблон письма
Служебные сведения в виде дат, названий проектов или каких-либо реквизитов я обычно размещаю в конце формулировки темы. Это связано с тем, что по одному и тому же проекту или реквизитам может быть несколько разных тем, сама служебная информация может быть объемной.
В списке сообщений часть текста может быть обрезана почтовым клиентом и оперативно найти сообщения по теме будет невозможно.
Аббревиатуры я использую только если они общеизвестны, иначе есть риск недопонимания. Что касается пометок “СРОЧНО!!!” или “Важно!”, то подобные вещи стараюсь не использовать вовсе. Во-первых, приоритет писем каждый человек определяет исходя из возложенных на него задач, а во-вторых, я считаю, что каждая задача требует своего времени выполнения. Торопить сотрудника такими пометками бессмысленно. Если необходимо указать особую важность письма, то все почтовые клиенты позволяют установить флаг “Важное”. Таким образом письмо будет выделено в интерфейсе получателя. В сообщениях мессенджера тему можно оформить первым предложением.
Важный момент. При ответе на письмо нажатием кнопки “Ответить” или “Ответить всем” или его переадресации тему письма менять не стоит. Если необходимо начать новую цепочку, лучше сформировать отдельное сообщение, а текущую переписку закрыть дежурной фразой: “По данному вопросу будет сформировано отдельное письмо”.