Деловая переписка на "5+". Часть 2. Цель письма и выбор адресатов
- Автор Антон Калинин
- Прочитано 2109 раз
Любое сообщение начинается с выбора адресата. Это важный момент, который определяет семьдесят процентов успеха в достижении целей письма. Ответственно подойти к данному мероприятию помогут несколько простых правил.
Научится формулировать цель письма можно только со временем. Стоит сказать, что не всегда цель письма в явном виде прописана в самом сообщении. Автору текста необходимо в первую очередь для себя ясно понимать, какой эффект должен получиться в итоге. Лично в моей практике, письма чаще всего пишутся для получения информации от коллег или клиентов, защиты предложений или каких-то идей, обоснования определенных действий, утверждения требований, постановки задач коллегам.
Бывает так, что приходится участвовать в переписке с размытой целью, которая инициирована извне. В этом случае, необходимо уже ответными сообщениями максимально конкретизировать цель общения.
Как только определяется цель диалога, можно приступать к выбору адресатов. Секрет успешного взаимодействия в том, чтобы направить сообщение человеку, который обладает компетенцией, экспертизой, полномочиями для решения моего вопроса. Когда получатель один - все просто, но если в переписке участвует несколько человек, легко допустить ошибку. Я встречал письма, где в адресатах было указано более 10 человек, хотя ответ ожидался всего от пары получателей.
Наиболее корректный вариант - это указать в качестве основных получателей (поле “Кому”) только тех людей, от кого ожидается какая-либо реакция или для кого письмо содержит важную информацию (доклад, отчет, приложения к письму и прочее). В поле “Копия” можно указать всех остальных людей. Поле “Скрытая копия” я обычно не использую, но иногда указываю там коллег, которые должны быть в курсе переписки, но в диалоге не участвуют (то есть не отвечают на сообщения из цепочки). В групповых чатах наиболее популярных мессенджеров получателя можно упомянуть прямо в сообщении, но сначала я предпочитаю написать сообщение человеку лично.
Важно помнить, что первый адресат из списка будет самым приоритетным. В некоторых компаниях даже существует негласное правило, когда первый получатель автоматически становится исполнителем по письму. Другими словами, если среди адресатов есть подчиненная связь, то письмо я всегда отправляю человеку, который принимает решения (руководитель, старший сотрудник и так далее), если же среди адресатов специалисты одного ранга, то я выбираю одного, на мой взгляд наиболее подходящего, и адресую письмо ему. Делегирование, эскалация и переадресация вопросов - это нормальные рабочие процессы.
Мне необходимо уточнить у руководителей срок выполнения данного мне поручения, при этом предыдущее связанное поручение я уже выполнил и начальник ждет моего доклада. Уточнить срок может либо непосредственный руководитель, который и ставил мне задачу, либо его заместитель, который владеет оперативной информацией.
Написать письмо директору и заместителю, где отчитаться о выполнении поручения и запросить срок по новой задаче.
Я формирую два отдельных письма с разными темами. Письмо с докладом отправлю только руководителю, который ставил мне задачу, а вопрос уточнения сроков направлю вторым письмом руководителю, указав заместителя в копии.
Бывает так, что вопрос очень глобальный и требует внимания нескольких человек. Одно, большое письмо сразу на всех неизбежно породит лавину ответных писем, отследить последовательность которых будет проблематично, не считая того, что длинные письма очень тяжело воспринимать. Логично разделить письмо на несколько сообщений и направить каждому получателю или группе людей только ту часть информации, которая достаточна и необходим для выполнения задачи.
Я предлагаю относиться к сообщениям не только как к инструменту для получения желаемого результата в конкретный момент времени. Письма в профессиональной среде являются еще и архивом взаимоотношений, источником информации, ценных указаний и своего рода страховкой на тот случай, если коллеги или партнеры по забывчивости или злому умыслу решат поменять свое мнение.